Adatkezelési tájékoztató

Vázlat – ügyvédi átnézés előtt.

1. Az adatkezelő és elérhetőségei

1.1. Az adatkezelő: R-Szoft Informatikai Korlátolt Felelősségű Társaság (R-Szoft Kft.). Székhely: 1224 Budapest, XIII. utca 45. Telephely és levelezési cím: 1095 Budapest, Soroksári út 48. (Hungária Malomudvar, 8. épület 2. emelet). Cégjegyzékszám: 01-09-407280 (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága). Adószám: 26615934-2-43. Képviseli: Rákosi Bálint ügyvezető.

1.2. A szolgáltatás neve: SmartAIAssist (korábban SmartAIChat). Weboldal: https://smartaiassist.hu.

1.3. Elérhetőségek: hello@smartaiassist.hu; telefon: +36 30 181 2087, hétköznap 9 és 17 óra között.

1.4. Társaságunk a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére. Adatvédelmi kérdésben a fenti elérhetőségeken lehet érdeklődni.

2. Az adatkezelés köre és célja

2.1. Jelen tájékoztató az R-Szoft Kft. adatkezeléseit mutatja be. Az adatkezelőként végzett tevékenység a saját weboldal üzemeltetésére, az érdeklődők és az ügyfélkapcsolat kezelésére, a szerződéskötésre és a számlázásra terjed ki.

2.2. A szolgáltatást igénybe vevő ügyfél a saját látogatói és vásárlói felett adatkezelő, az R-Szoft Kft. pedig az ügyfél megbízásából adatfeldolgozó. Erre a körre az adatfeldolgozási feltételek vonatkoznak.

2.3. Ügyfél-nyilvántartó (CRM) rendszer és önálló időpontfoglaló rendszer jelenleg nincs használatban. Az élő bemutatóra e-mailben lehet időpontot kérni.

3. Kezelt személyes adatok és jogalapok

3.1. Érdeklődők, kapcsolatfelvétel

3.1.1. Kezelt adatok: vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím, telefonszám, a weboldal címe, az űrlap kitöltésének időbélyege.

3.1.2. Az adatkezelés célja kizárólag a kapcsolatfelvétel: a megkeresés megválaszolása, az érdeklődés jellegének megállapítása.

3.1.3. Jogalap: jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f) pontja), érdekmérlegelési teszt alapján; az „Értesítsen, ha elérhető” kérésnél hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a) pontja). Hírlevelet nem küldünk.

3.2. Demókérés

3.2.1. A demó-előnézet űrlapján megadott adatok: weboldal címe, e-mail-cím, telefonszám, valamint a jogosultsági nyilatkozat.

3.2.2. Az automatikus előnézet a megadott oldal nyilvános tartalma alapján készül, és 24 óra után törlődik.

3.2.3. Jogalap: az érintett kérésére a szerződéskötést megelőző lépés (GDPR 6. cikk (1) b) pontja).

3.3. Időpontkérés e-mailben

3.3.1. Az élő bemutatóhoz küldött e-mailben megadott név és elérhetőség kizárólag az időpont egyeztetésére és a bemutató lebonyolítására szolgál. Jogalap: az érintett kérésére a szerződéskötést megelőző lépés (GDPR 6. cikk (1) b) pontja).

3.4. Ügyfelek kapcsolattartói

3.4.1. Kezelt adatok: vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím, telefonszám, a szerződéshez kapcsolódó technikai és számlázási adatok.

3.4.2. Jogalap: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pontja).

3.5. Számlázás

3.5.1. A számlázáshoz szükséges név, elérhetőség és számlázási adatok a szerződés teljesítéséhez és a jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez kellenek.

4. Az adatkezelés alapelvei és jogszabályi hivatkozások

4.1. Az adatkezelés során a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan kezeljük; meghatározott, egyértelmű célból gyűjtjük; a célhoz képest releváns és szükséges körben; pontosan, a cél eléréséhez szükséges ideig, megfelelő biztonsággal.

4.2. A tájékoztató összhangban van az általános adatvédelmi rendelettel (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénnyel, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvénnyel, valamint az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2024/1689 rendelete (AI Act) vonatkozó előírásaival.

5. Adatfeldolgozók

5.1. A szolgáltatás technikai működéséhez igénybe vett adatfeldolgozók:

• AWS eu-central-1 (platform, tárolás),
• Google Vertex AI, Gemini Regional (modellhívás, EU-s végpont),
• AWS Bedrock eu-central-1 (tartalék modell),
• Cloudflare (weboldal-kiszolgálás, űrlap-adatbázis EU-ban, visszaélés elleni ellenőrzés),
• Decodo (demó-beolvasás, EU),
• Amazon SES (e-mail, EU),
• Számlázz.hu (számlázás).

5.2. A termék adatai az Amazon Web Services EMEA SARL eu-central-1 (Frankfurt) régiójában vannak; a weboldal üzemeltetése a Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) szolgáltatásával történik.

5.3. A beszélgetéseket és a tudásbázist nem használjuk modelltanításra.

6. Az adatok megőrzési ideje

6.1. A demó-előnézetet 24 óra után töröljük. A termék beszélgetéseit a lezárást követően 90 napig őrizzük meg, utána automatikusan törlődnek; erre az adatfeldolgozási feltételek térnek ki részletesen.

6.2. A szerződés megszűnése után az adatokat 30 napon belül töröljük. A számviteli bizonylatok és az ügyintézéshez fűződő iratok a számviteli és jogi megőrzési kötelezettség szerinti ideig maradnak meg.

7. Az érintettek jogai

7.1. Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, kérheti helyesbítését, a kötelező adatkezelések kivételével törlését, az adatkezelés korlátozását, adathordozhatóságot és tiltakozhat az adatkezelés ellen.

7.2. A kérelmekre legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk. A tájékoztatás ingyenes, kivéve, ha az érintett azonos adatkörre vonatkozóan ismételten kér tájékoztatást.

7.3. Panasz esetén az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (https://naih.hu/) fordulhat, illetve bírósághoz.

8. Adatvédelmi incidens kezelése

8.1. Az adatvédelmi incidensről a tudomásszerzést követően legkésőbb 72 órán belül bejelentést teszünk az adatvédelmi hatóságnak, ha az incidens kockázattal jár az érintettekre. Magas kockázat esetén az érintetteket is tájékoztatjuk.

9. Sütik

9.1. A weboldal által használt sütikről és hasonló technológiákról a sütiszabályzat ad tájékoztatást.

10. Az oldal változtatásai

10.1. Jelen tájékoztatót rendszeresen felülvizsgáljuk. Jelentős változás esetén e-mailben értesítjük az érintetteket; nem jelentős változás esetén a weboldalon tesszük közzé az új verziót.