Adatfeldolgozási feltételek

Vázlat – ügyvédi átnézés előtt. A végleges szöveg hatálybalépéséig a szolgáltatási szerződés adatkezelési rendelkezései irányadók.

Tárgy, időtartam, jelleg és cél

1.1. Jelen feltételek a SmartAIAssist szolgáltatás működtetése során kezelt személyes adatok feldolgozását szabályozzák. A feldolgozás tárgya az ügyfél által a szolgáltatás igénybevétele közben kezelt személyes adat.

1.2. Az adatfeldolgozás időtartama a szolgáltatási szerződés fennállásához igazodik, és a szerződés megszűnésével ér véget.

1.3. A feldolgozás jellege gyűjtés, tárolás, rendezés, lekérdezés, továbbítás és törlés. Célja a szolgáltatás nyújtása: az asszisztens működtetése, a beszélgetések és a tudásbázis kezelése, valamint a megrendelt funkciók biztosítása.

Az adatkezelő és az adatfeldolgozó

2.1. A szolgáltatás ügyfele az adatkezelő, az R-Szoft Informatikai Korlátolt Felelősségű Társaság (R-Szoft Kft.) pedig az adatfeldolgozó.

2.2. Az adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az adatkezelő megbízásából és dokumentált utasításai alapján kezeli, kivéve, ha az adatkezelést uniós vagy tagállami jog írja elő; erre az adatkezelőt tájékoztatjuk.

Feldolgozott adatkörök

3.1. A feldolgozás körébe tartoznak a látogatói üzenetek és a hozzájuk tartozó tartalom, az elérhetőségi adatok, amelyeket a vevő megad, valamint a tudásbázisban tárolt tartalom.

3.2. Az adatkezelő felelős azért, hogy a harmadik személyektől származó adatok kezeléséhez meglegyen a jogalap.

Utasítás szerinti kezelés

4.1. Az adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az adatkezelő dokumentált utasításai alapján kezeli.

4.2. Az adatkezelő és az adatfeldolgozó a másik félhez jutott személyes adatokat a GDPR és az Infotv. előírásainak megfelelően, a jogviszonytól eltérő célra felhasználni nem jogosult.

Titoktartás

5.1. Az adatkezeléshez hozzáfért személyek titoktartási nyilatkozatot vállalnak, és csak az arra feljogosított személyek férnek hozzá az adatokhoz.

Biztonsági intézkedések

6.1. Az adatfeldolgozó a GDPR 32. cikkének megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz: a kommunikáció titkosított, a nyugvó adatok titkosítva vannak, az adminisztratív hozzáférést többtényezős hitelesítés védi, és a hozzáférés szerepkörök szerint korlátozott.

6.2. Az adatfeldolgozó naplózza az AI-interakciókat biztonsági és hibaelhárítási célból.

Adatfeldolgozók (alfeldolgozók)

7.1. Az adatfeldolgozó az adatkezelő általános felhatalmazása alapján az alábbi alfeldolgozókat veszi igénybe. A szolgáltatás adatai (asszisztens, beszélgetések, tudásbázis) EU-s régióban maradnak:

• AWS eu-central-1 (Frankfurt) – platform és tárolás
• Google Vertex AI, Gemini Regional – modellhívás, EU-s végpont
• AWS Bedrock eu-central-1 – tartalék modell
• Cloudflare – weboldal-kiszolgálás (Workers), űrlap-adatbázis (D1, EU), visszaélés elleni ellenőrzés (Turnstile)
• Decodo – demó-beolvasás, EU
• Amazon SES – e-mail, EU
• Számlázz.hu – számlázás

7.2. Az alfeldolgozói kör bővítéséről vagy megváltozásáról az adatfeldolgozó az adatkezelőt előzetesen tájékoztatja. Az adatkezelő a tájékoztatás kézhezvételét követően indokolt kifogást emelhet; kifogás hiányában a változás elfogadottnak tekintendő.

7.3. Az alfeldolgozókkal az adatfeldolgozó olyan adatfeldolgozói szerződést köt, amely a GDPR 28. cikk (3)–(4) bekezdésében foglalt garanciákat tartalmazza.

Érintetti jogok támogatása

8.1. Az adatfeldolgozó az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő intézkedésekkel segíti az adatkezelőt az érintetti jogok (hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, adathordozhatóság, tiltakozás) gyakorlásával kapcsolatos kérelmek kezelésében.

Incidens-értesítés

9.1. Az adatfeldolgozó az adatvédelmi incidensről az adatkezelőt indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, és a GDPR 33. cikk (3) bekezdése szerinti információkat rendelkezésére bocsátja.

Törlés és visszaszolgáltatás

10.1. A beszélgetések 90 napig őrződnek meg, azután automatikusan törlődnek. A demó-előnézet 24 óra elteltével törlődik.

10.2. A szerződés megszűnésekor az adatkezelő választása szerint az adatokat visszaszolgáltatjuk vagy véglegesen töröljük, legkésőbb a megszűnést követő 30 napon belül, kivéve, ha jogszabály írja elő a további tárolást.

Modelltanítás kizárása

11.1. A beszélgetéseket és a tudásbázis tartalmát az adatfeldolgozó modelltanításra nem használja fel.

Ellenőrzés, audit

12.1. Az adatfeldolgozó rendelkezésre bocsátja az adatkezelőnek a GDPR 28. cikkében meghatározott kötelezettségek teljesítésének igazolásához szükséges információkat, és észszerű előzetes egyeztetés mellett, üzleti titkok és az egyéb ügyfelek adatainak biztonsága sérelme nélkül lehetővé teszi az adatkezelő vagy az általa megbízott ellenőr által végzett auditokat.

EU AI Act

13.1. A szolgáltatás az EU AI Act 50. cikke szerinti átláthatósági kötelezettségnek megfelelően jelzi a végfelhasználó felé, hogy mesterséges intelligenciával áll kapcsolatban.

13.2. A rendszer nem kezel biometrikus adatokat, és automatikus, jogi vagy jelentős hatású döntést nem hoz az adatfeldolgozás körében.